С 1 сентября 2026 года в России вступает в силу масштабная реформа транспортного документооборота. Бумажные транспортные накладные уходят в прошлое — их место занимают электронные версии. Новые требования установлены Федеральным законом от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ.
Разбираемся, кто обязан перейти на ЭТрН, какие документы теперь будут только в электронном виде, в каких случаях бумага еще допустима и что грозит за несоблюдение новых правил.
- Что такое электронная транспортная накладная (ЭТрН)
- Кто обязан перейти на электронные документы
- Какие документы переходят в электронный формат
- В каких случаях бумажная накладная еще допустима
- Как технически работает система
- Переходного периода не будет
- Штрафы и ответственность: что грозит за бумажную накладную
- Сроки действия форматов продлены
- Главное, что нужно запомнить
Что такое электронная транспортная накладная (ЭТрН)
Электронная транспортная накладная — это цифровой документ, который подтверждает перевозку груза автомобильным транспортом. Она содержит все те же сведения, что и бумажная версия: данные о грузоотправителе, перевозчике, грузополучателе, грузе и условиях перевозки.
До 1 сентября 2026 года ЭТрН можно было использовать вместо бумажной накладной в добровольном порядке. Теперь этот формат становится обязательным.
Кто обязан перейти на электронные документы
С 1 сентября все участники перевозочного процесса обязаны использовать электронные транспортные накладные. Это касается:
Важно: даже если компания только принимает товар и сама ничего не отправляет, остаться в стороне не получится. Получатель обязан подписать свою часть электронной транспортной накладной и подтвердить приемку груза.
Требование распространяется на все виды коммерческих перевозок: автомобильные, железнодорожные и авиационные.
Кого это не касается: Если компания перевозит товары между своими складами, магазинами или другими подразделениями собственным транспортом, договор перевозки не заключается, поэтому ЭТрН не требуется.
Какие документы переходят в электронный формат
В электронном виде по общему правилу теперь оформляются:
- транспортная накладная
- заказы и заявки на автомобильную перевозку
- поручение экспедитору
- экспедиторская расписка
- складская расписка
- грузовые накладные при железнодорожных и воздушных перевозках
- для перевозок алкоголя добавляется электронный путевой лист
Документооборот, начатый на бумаге, можно завершить на бумаге, а начатый в электронном виде — только электронно. Смешанный документооборот по одной перевозке законодательством не предусмотрен.
В каких случаях бумажная накладная еще допустима
Приказ Минтранса России от 1 июня 2026 года № 262 определил исчерпывающий перечень случаев, когда электронную накладную оформлять не требуется.
Бумажные документы сохраняются для:
- Доставка транспортом поставщика. Если продавец сам доставляет товар покупателю на своем автомобиле, отдельная транспортная накладная не нужна — передачу можно подтвердить товарной накладной или УПД.
- Самовывоз покупателем. Если покупатель самостоятельно забирает товар со склада поставщика.
- Перемещение собственных грузов. При перевозке товаров между своими складами или магазинами собственным транспортом.
- Курьерская доставка. Когда курьер доставляет документы или небольшой заказ.
- Перевозки для личных нужд физического лица.
- Совпадение грузоотправителя и грузополучателя.
- Перевозка драгоценных металлов и камней.
- Технические сбои государственной информационной системы или отсутствие интернета в месте оформления документа.
- Воинские перевозки с участием Минобороны России.
- Иностранные юрлица вне реестра аккредитованных филиалов.
- Каботажные перевозки перевозчиков из государств ЕАЭС.
Как технически работает система
Обмен электронными документами происходит через аккредитованных операторов, которые затем передают данные в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
Напрямую подключаться к ГИС ЭПД бизнесу не придется — документы проходят через операторов.
По данным Минтранса, к ГИС ЭПД уже подключились свыше 25 тысяч организаций, а за время работы системы оформлено более 45 миллионов электронных перевозочных документов. Среди подключенных компаний — «Магнит», «Деловые Линии», «Озон», Х5. Работу системы обеспечивают 14 аккредитованных операторов.
Что нужно компании для работы:
- подключение к одному из аккредитованных операторов
- электронные подписи
- права доступа для сотрудников
- в отдельных случаях — машиночитаемые доверенности
Переходного периода не будет
Минтранс подчеркивает: с 1 сентября переходного периода не предусмотрено. Система ГИС ЭПД функционирует уже четыре года, и использование электронных документов давно не является экспериментом или пилотным проектом.
Основные риски, по словам представителей Минтранса, связаны не с технологией, а с организационной готовностью участников рынка.
Штрафы и ответственность: что грозит за бумажную накладную
Отдельного штрафа именно за использование бумажной транспортной накладной пока не установлено.
Однако документ, оформленный на бумаге вне предусмотренных исключений, не будет соответствовать обязательным требованиям. Это может привести к серьезным последствиям:
- сложности с подтверждением транспортных расходов
- отказ в вычете НДС
- доначисления, пени и налоговые штрафы
При этом ФНС разъяснила: оформление бумажной транспортной накладной после 1 сентября не станет автоматическим основанием для отказа в вычете НДС или исключения расхода при расчете налога на прибыль. Но риски для бизнеса, не перешедшего на электронный документооборот, остаются высокими.
Сроки действия форматов продлены
ФНС отменила ограничения по срокам действия форматов электронных перевозочных документов. Ранее они должны были утратить силу с 1 сентября 2026 года, но теперь действуют бессрочно. Это касается форматов электронной транспортной накладной, сопроводительной ведомости, заказ-наряда, заказа и заявки.
Главное, что нужно запомнить
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Когда вступает в силу | С 1 сентября 2026 года |
| Нормативная база | Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.06.2025 |
| Кто обязан | Грузоотправители, перевозчики, экспедиторы, грузополучатели |
| Какие документы | Транспортная накладная, заказы, заявки, экспедиторские документы |
| Есть ли переходный период | Нет |
| Можно ли использовать бумагу | Только в исключительных случаях (приказ Минтранса № 262) |
| Штрафы за бумажную накладную | Отдельного штрафа нет, но возможны проблемы с налогами |
| Как подключиться | Через аккредитованного оператора ГИС ЭПД |
С 1 сентября 2026 года бумажный документооборот в грузоперевозках завершается. Бизнесу, который еще не перешел на электронные накладные, стоит сделать это в ближайшие дни — переходного периода не будет, а риски налоговых проблем при использовании бумажных документов вне исключений слишком высоки.
